Communiceren kan je leren | zakelijk mailen

De kwaliteit van je communicatie bepaalt je succes. Niet alleen in de zakelijke zin van het woord, maar ook als persoon. Communicatie is namelijk één van de weinige dingen waar je als mens elke dag continue mee bezig bent. En als je dit kunt verbeteren, kun je je eigen geluk een stukje opschroeven. In deze serie lees je tips over allerlei facetten van communicatie.

Deze week staat zakelijk mailen centraal.

Naast bellen is e-mail het meest gebruikte medium om zakelijk mee te communiceren. Van een sollicitatiebrief tot een intern bericht over een jarige, alles gaat via de mail. In mijn werk kom ik vaak mails tegen die wat onbeholpen overkomen. Daarom vandaag een paar tips. Hoe ga je het beste om met zakelijk mailen?

Ken je ontvanger

Daarmee bedoel ik niet dat je iedereen persoonlijk moet kennen. Het belangrijkste is dat je weet wat voor relatie je hebt met de ontvanger; is het een onbekende, een vriend(in), een collega? Ken je diegene persoonlijk, dan kun je wat informeler taalgebruik hanteren (‘je’ en ‘jij’, en zelfs ‘hoi’), maar bij een onbekende komt dat onbeschoft over. Houd het dan liever bij ‘geachte’, ‘u’, en ‘met vriendelijke groet’.

Reageer altijd – en snel

Niets is zo vervelend als je moeten afvragen of iemand je mail heeft gelezen. Ook al is het maar een ‘daar kom ik op terug’; stuur altijd een reactie. Bevestig, bevestig, bevestig.

Houd het kort

Mensen hebben het druk. Niemand zit te wachten op een lange brief met honderd verschillende onderwerpen en vragen. Probeer je verhaal zo bondig mogelijk te formuleren. Onnodige informatie is ook écht niet nodig. Kies één onderwerp en hooguit een paar vragen, zodat de ontvanger de rode draad niet kwijtraakt. Gebruik het liefst witregels tussen je alinea’s en vervang je opsommingen door lijstjes met bullet points.

Ruim je mailbox op

Als je je werkplek netjes houdt, waarom zou je dan niet je mailbox opruimen? Maak verschillende mapjes voor welke mails je moet opvolgen, lopende projecten, belangrijke mails om te bewaren, etc. Zo kun je altijd alles terugvinden. Oh, en: verwijder je mails nooit. Wellicht heb je ze ooit nog nodig.

Let op je taalgebruik

Dit zou geen blog van Goed Verhaal zijn als ik niet even zou beginnen over je taalgebruik. Het maakt niet uit met wie je mailt, waarover of waarom; schrijf altijd in correct Nederlands. Check even je spelling en grammatica (waarschijnlijk doet je mailprogramma dat al vanzelf), maak je zinnen niet te lang en gebruik interpunctie. Maar let ook op je toon; een emotionele of zelfs boze mail is echt not done.

 

Wat zijn jouw tips voor zakelijk mailen? Laat het weten in een reactie!

 

Leave a comment

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *